Органайзер. Виды органайзеров способы их использования

Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге. Джим Рон. Как правило, органайзер включает в себя календарь, телефонную книжку, другую разнообразную справочную информацию и разделы для ежедневных, иногда еженедельных записей, с датами или без них.

 

Может быть и масса других «наворотов». Органайзеры бывают небольшими и простыми, где каждая страничка рассчитана на запись оперативного (ежедневного плана) и даты в них вы проставляете сами, а могут быть большими, объемными, с различными вкладками, с недельными разворотами для наглядности и т. д. Их выбор зависит от объема и особенностей вашей дневной деятельности и от вашего характера.

Органайзеры нужны для обеспечения сохранности информации и для правильной организации своего времени, чтобы его зря не тратить, а двигаться к своей цели, решая необходимые задачи. Иначе время будет управлять вами, а решать вам придется уже чужие задачи, продвигая чужие цели.

 

Сетевой бизнес — это мобильный бизнес, бизнес контактов, бизнес общения. Здесь даже небольшие, но постоянные опоздания и стойкий цейтнот могут свести на нет всю остальную подготовительную работу, а результат будет прямо противоположный ожидаемому. Поэтому органайзер для сетевика — первый помощник, без него он как без рук.

 

Надо только постараться его освоить, немного привыкнуть к нему, и вы поймете, в каком напряжении вы жили до этого, пытаясь запомнить все, что можно было просто записать. Не зря же в среде дистрибьюторов бытует поговорка, что «тупой карандаш лучше любой острой памяти».

 

Поэтому в органайзере надо обязательно завести отдельные странички, куда вы будете записывать все самое важное или интересное, что приходит к вам в голову, а дома просмотрите и перенесете куда нужно. Применяя органайзер, вы можете использовать разные методики. Одна из них, я называю ее методикой Керка Ректора, так как впервые узнала о ней с его слов, заключается в том, что вы заводите один большой органайзер и туда весь день заносите все, что с вами происходит, и то, что вам нужно будет выполнить, а утром проставляете очередность выполнения этих пунктов, таким образом, формируя свой оперативный план на сегодняшний день.

 

Если в органайзер все ваши дела не вмещаются, то дополнительно заводится большая общая тетрадь, которая также все время перемещается с хозяином.

Все дела первой необходимости получают индекс «А», столь же важные, но сделать которые может кто-то другой — индекс «В», а остальные «С». Затем разбираются дела с индексом А и им присваиваются порядковые номера (№ 1, 2, 3 и т. д.) по степени важности.

 

После этого для дела с индексом Al подбирается удобное время, позже для А2 и т. д. Затем вписывается обед и т. п. и выявляются свободные промежутки времени. Расписание уплотняется, чтобы сделать общий резерв времени более ощутимым. Затем в уме мысленно все проигрываешь и все! На весь этот процесс уходит в целом 15 минут.

Такой метод, безусловно, хорош, и, на мой взгляд, он больше подходит мужчинам с автомобилем, которые не заняты в сфере производства, утром не спешат, они более свободны в своем выборе, типа «свободные художники», или, наоборот, сверхорганизованным педантам, у них все всегда в порядке и с собой.

 

Вторая методика, по-моему, больше подходит для женщин, передвигающимся на нашем общественном транспорте, При этом везущих клиентам продукцию компании, каталоги, прайс-листы, печатные материалы или массу материалов для презентаций. Да плюс еще своя сумочка с личными вещами и плюс что-то для семьи…

 

Обычно, в этом случае выбирают небольшой или средней величины органайзер, дома лежит специальная тетрадь у телефона, существует журнал учета клиентов и журнал для работы с дистрибьюторами. Планирование следующего дня начинается с вечера, сумки часто тоже загружают с вечера, а утром только проверка и, если надо, дополнительное уточнение планов.

 

У руководителей региональных центров и складов и других деловых людей на производстве органайзеры стационарно стоят на столах, часто имеются секретари, помощники и компьютеры, а у некоторых, если им это необходимо, и ноутбуки — они размечают завтрашний день еще сегодня во время работы, планируя день будущий, а утром приходят пораньше и начинают раздавать задания и указания.

 

Дома оперативным планированием, если их работа правильно организована, они занимаются нечасто.  Но недельное планирование, если оно требуется, выполняется чаще всего для наглядности на специальных листах-вкладышах, и это очень удобно.

 

Чем больше у вас ежедневных дел, тем важнее приучить себя пользоваться органайзером, после освоения этого метода человек перестает жить в состоянии бесконечного стресса и становится сам себе хозяином. Надо отдавать себе отчет, что планы составляются для того, чтобы спокойно и осознано выбрать и включить в них именно те цели,

которые интересуют именно тебя, чтобы выполнять те задачи, которые ты сам хочешь выполнить, а все то, что не вошло в план, тебе можно и не делать — это не твои задачи, у тебя по плану другое, можешь показать, кому интересно.

 

Но при этом ты сам себе хозяин и план тоже твой, если ты сам захотел в процессе деятельности что-то изменить, то это твое личное решение и никто тебя не заставит поступать иначе. Перераспределишь все что нужно на другие дни и по телефону отменишь встречи. Решать тебе, выполнять тебе и менять тоже тебе. Поэтому, выбирая задачи на каждый день, надо проверить, все ли они тебе, в самом деле, нужны или что-то ты записал «для красоты». Надо стараться не включать никаких не нужных тебе лично или неважных задач. После этого строим план как обычно.

 

Кстати, какой дополнительный справочный материал потребуется, решать вам. Мне, например, удобно в конце органайзера выделить место для записи своих и чужих долгов, ведь в нашем бизнесе постоянно приходится делиться литературой, кассетами, спецприборами, лекциями, каталогами и т. д.

 

Первый такой раздел «Кому я что дал» имеет пять граф: кому, что, когда, срок возврата, когда вернули реально, И аналогично «Кто мне что дал». Очень удобно и всегда под рукой. Кроме того, можно выделить еще несколько страниц на запись тех дел, которые вызывают у вас сомнения, которые вы обдумываете, но вечером все перенесете в тетрадь у телефона, в которую все записываем подряд, что бы ни произошло за день, даже, может, и не очень нужное и важное.

 

А при разговоре с клиентрм, если он дал заказ, то записываем в тетрадь все коротко в процессе разговора, затем переносим в органайзера например, 10-го купить … (список продукции), 14-го- предварительный звонок, 15-го — отнести продукт, захватить это и это. При большом объеме однотипной работы можно ввести условные обозначения: К — купить, ПЗ — предварительный звонок, ОП — отнести продукт, Л — лекция и т. п.

 

Планировать нужно все основные мероприятия, которые наметил и считаешь нужным, однако туда входят не только долги и обязанности, но и встречи с родными, рыбалка, концерт, выезд на природу или еще какое-то мероприятие, которое требует вашего присутствия, вашего времени и внимания.

 

Поначалу работа с органайзером несколько напрягает, трудно отказаться от привычки писать все на клочках, а затем переписывать красиво, но если выбрать свой способ и втянуться (предполагается, что это произойдет через три месяца), то уже никогда не захочешь от этого отказаться.

 

Почувствуешь свою внутреннюю свободу и независимость, не надо излишне напрягаться и все всегда под рукой. Главное только следить, чтобы тетрадь лежала у телефона, а органайзер был при вас, и каждый вечер сверяйте и взаи-модополняйте записи, а утром уточняйте на свежую голову. Эти небольшие затраты времени войдут в привычку и окупятся с лихвой.